Die Zahl jener Verträge, die im oder über das Internet geschlossen werden, wächst von Tag zu Tag und daher ist es wichtig, die Möglichkeiten für eine Vertragsunterzeichnung zu kennen. Dazu zählt unter anderem die digitale Unterschrift in Microsoft Word.
Es gibt diesbezüglich sehr widersprüchliche Angaben im Internet zu finden und es stellt sich die Frage, wie ist es überhaupt möglich, in Word zu unterschreiben und ist diese Unterschrift dann auch wirklich rechtlich gültig? In diesem Artikel möchten wir uns beiden Fragen widmen und checken, welche Optionen es hinsichtlich einer digitalen Unterschrift in Word gibt.
Hinweis: Bei diesem Beitrag handelt es sich nicht um eine Rechtsberatung. Alle Angaben sind ohne Gewähr und können sich jederzeit ändern.
Einfach, bequem und schnell: So wird in Word unterschrieben
Zunächst einmal sei erwähnt, dass sich digitale Unterschriften inzwischen an einer großen Beliebtheit erfreuen, denn sie sind enorm zeitsparend und sie sparen außerdem Ressourcen. In dem Schreibprogramm von Microsoft selbst gibt es ein Tool, worüber der Nutzer eine digitale Unterschrift in Word einfügen kann.
Darüber hinaus hat man die Option, über externe Tools wie Yousign oder auch IONOS Microsoft 365 Business die digitalen Unterschriften in ein gewünschtes Word-Dokument einzufügen. Häufig wird einfach ein Bild von einer Unterschrift in das Dokument eingefügt. Dafür ist es vorab notwendig, die Unterschrift einzuscannen, um sie anschließend weiterverarbeiten zu können.
Natürlich gibt es auch Menschen, die keinen Scanner zur Hand haben und daher nach einer Alternative Ausschau halten müssen, wobei es in diesem Fall recht einfach ist, die Originalunterschrift schlichtweg mit dem Smartphone abzufotografieren. In diesem Falle ist es selbstverständlich notwendig, das Bild noch etwas zu bearbeiten und etwa den Hintergrund auszublenden.
Außerdem kann es darauf ankommen, die Ränder anzupassen, aber mit modernen Grafik-Tools ist das alles kein Problem. Die genannten Methoden, um eine digitale Unterschrift in Microsoft Word einfügen zu können, sind aber nur ein paar Beispiele, denn es gibt noch andere Möglichkeiten, um dieses Ziel zu erreichen.
Welche weiteren Möglichkeiten gibt es, um in Word zu unterschreiben?
Word-Nutzer kennen sicherlich die Option, Unterschriften einfach direkt im Dokument zu erstellen. Auf diese Weise braucht man weder einen Scanner noch muss die Unterschrift mit dem Smartphone abfotografiert werden.
Vielmehr bietet die Word-Funktion die Chance, die Unterschrift direkt mit der Freihandfunktion oder einem Touchpad zu erstellen. Mit dem Touchpad oder einem Grafiktablet ist die Unterschrift schnell eingefügt.
Hierfür muss man einfach das Dokument starten, den Menüpunkt „Zeichnen“ öffnen, das Feld „Im Touchmodus zeichnen“ aktivieren und nun ist es möglich, die Unterschrift direkt in die Datei einzufügen. Eine digitale Unterschrift in Word ist also schnell erledigt, doch welche rechtlichen Dinge muss man diesbezüglich beachten? Auch spannend: Open Office Vs Microsoft Word: Der ultimative Vergleich
Ist eine digitale Unterschrift in Word in Deutschland gesetzeskonform?
In Deutschland gilt zwar grundsätzlich die sogenannte Formfreiheit bei Verträgen, was bedeutet, dass Vereinbarungen im Grunde genommen sogar mündlich abgeschlossen werden können, aber dennoch gibt es einige rechtliche Punkte zu beachten.
Es ist sinnvoll, die Gültigkeit einer digitalen Unterschrift via Zertifikat von einer anerkannten Zertifizierungsstelle bestätigen zu lassen, um rechtlichen Ärger zu vermeiden.
Bei manchen Geschäftsabschlüssen kann es jedoch dennoch notwendig sein, eine nichtdigitale Unterschrift zu tätigen. Daher ist es sinnvoll, im Zweifelsfall eine rechtliche Beratung aufzusuchen, um die Legitimität eines Deals sicherzustellen.
Weiterführende Literatur